راهنمای طراحی فرم استخدام: چطور با یک فرم ساده بهترین نیروها را جذب کنیم؟

فرم استخدام، اولین برخورد کارجو با سازمان شماست. در واقع، این فرم یکی از نخستین تجربه‌هایی است که متقاضی کار از شرکت شما خواهد داشت. شاید باورش سخت باشد، اما یک فرم استخدام طولانی و پیچیده می‌تواند بهترین استعدادها را از شما دور کند. اگر در همان جلسه اول، فهرست بلندبالایی از سؤالات مختلف را جلوی کارجو بگذارید، نه تنها کمکی به فرایند استخدام نمی‌کنید، بلکه احتمالاً او را از ادامه همکاری منصرف خواهید کرد. اما خبر خوب اینجاست: با طراحی درست همین فرم ساده، می‌توانید شانس خود را برای جذب نیروهای مناسب چندبرابر کنید. سؤال اصلی این است: چطور مطمئن شوید فرم استخدام شما استاندارد است و کارجو را فراری نمی‌دهد؟ در این مقاله، پاسخ تمام سؤالات و راه‌حل چالش‌های اساسی در طراحی فرم استخدام را خواهید یافت. پس تا انتها با ما همراه باشید.

ویژگی‌های یک فرم استخدام استاندارد چیست؟

در ادامه، عناصر کلیدی یک فرم استخدام حرفه‌ای را معرفی می‌کنیم. این موارد، حداقل اطلاعاتی هستند که باید از کارجو دریافت کنید:

1. جمع‌آوری اطلاعات ضروری – بدون اضافه‌کاری

• فقط اطلاعاتی را دریافت کنید که برای غربالگری اولیه نیاز دارید مثل نام، راه‌های تماس، سابقه تحصیلی/کاری، مهارت‌های اصلی
• این را در نظر داشته باشید که فرم طولانی مساوی است با ریزش کارجو

2. انعطاف‌پذیری بر اساس موقعیت شغلی

• انتخاب یک فرم واحد برای تمام موقعیت‌های شغلی، اقدامی اشتباه است. که در این راستا بایستی نسخه‌هایی اختصاصی برای پست‌های مختلف در دسترس داشته باشید. مانند سوالات مختص به برنامه‌نویسی برای موقعیت شغلی برنامه‌نویس و سوالات مرتبط با فروش برای کارشناس فروش.

3. طراحی کاربرپسند فرم آنلاین (User Friendly)

• برای فرم‌هایی که به صورت آنلاین ارائه می‌شوند، باید بتوان با موبایل و لپ‌تاپ آن‌ها را به راحتی پر کرد.
• فیلدها باید مرتب، ساده و واضح باشند.
• برای فرم‌های طولانی لازم است که گزینه‌ای برای ذخیره و پر کردن در زمانی دیگر وجود داشته باشد.

4. سوالات رفتاری و شخصیتی

• دقت کنید که فقط رزومه و سوابق کاری برای تکمیل کردن یک فرم کافی نیست بلکه بایستی سوالاتی که شخصیت، سبک‌کاری و توانایی‌های فرد را نشان دهد را دارا باشد.

5. تعادل بین سوالات باز و بسته

• سوالاتی که به صورت بسته (بله یا خیر/ چند گزینه‌ای) هستند، سرعت تحلیل را بالا می‌برند.
• و از طرفی سوالات باز مثل آن که «بزرگترین دستاورد شغلی شما چه بوده است؟» به شناخت بهتر فرد کمک می‌کند.

6. تطابق با قوانین کار و عدم تبعیض

• از درج سوالاتی غیرقانونی و یا تبعیض‌آمیز خودداری کنید.

7. امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های منابع انسانی

• فرم‌ها باید به گونه‌ای طراحی شوند که به راحتی قابل انتقال به نرم‌افزارهای مدیریت استخدام مثل ATS باشند.

8. بخش معرفی شرکت و شغل

• دقت داشته باشید که این فرم فقط مختص معرفی کارجو نمی‌باشد و لازم است که بصورت مختصر فرد متقاضی با سازمان و مزایای شغلی که برای آن درخواست داده است آشنا شود.

اشتباهات رایجی که در این زمینه کارفرمایان مرتکب می‌شوند:

• طراحی یک فرم ثابت برای همه‌ی موقعیت‌های شغلی: منجر به دریافت اطلاعات ناکارآمد می‌شود؛
• درج سوالات زیاد و بی‌‎ربط: باعث می‌شود که کارجو قبل از اتمام فرم، از پر کردن آن منصرف شود؛
• عدم توجه به قوانین ضدتبعیض: این کار ریسک حقوقی و کاهش اعتبار برند کارفرمایی را به همراه دارد؛
• بی‌توجهی به تجربه‌ی کاربر: فرمی که به سختی پر شود، مساوی است با از دست دادن استعدادها.

راهکارهایی عملی برای رفع این چالش‌ها:

• برای هر موقعیت شغلی، چک لیستی از سوالات الزامی به صورت آماده داشته باشید.
• فرم‌ها را هر چند وقت یکبار بازبینی و بروزرسانی کنید.
• قبل از انتشار فرم آنلاین، آن را به خوبی بررسی کنید که گیج کننده نباشد و بتوان بر روی تلفن همراه آن را به راحتی پر کرد.
• در صورت نیاز، از ابزارهای فرم‌ساز آنلاین مانند Typeform, Google Form یا سیستم ATS بهره ببرید.

راهکار هوشمندانه ATS سنجمان: فرم استخدامی دو مرحله‌ای

همانطور که ذکر شد، در تمام سازمان‌ها فرم استخدامی یا فرم درخواست کار یکی از موارد ضروری است که در ابتدای کار، می‌تواند بسیار اثرگذار واقع شود چرا که اگر درست طراحی نشده باشد، می‌تواند فرایند جذب را مختل کند و باعث از دست رفتن نیروهای با استعداد شود. که سایت SHRM با آماری تکان‌دهنده در سال 2022 اعلام کرد که 92 درصد از کارجویانی که با فرم‌های استخدامی بلند روبرو هستند، آن را قبل از کامل کردن رها می‌کنند. که با ورود نسل جدید، این چالش روز به روز شدت بیشتری گرفته است؛ به دلیل آن که بسیاری از مدیران همچنان خواهان پیش رفتن با فرایند همیشگی خود هستند اما بسیاری از نیروهای جوان، از پر کردن فرم‌هایی بلند با سوالاتی طولانی، جزئی و تکراری دوری می‌کنند. که این موضوع به دلیل عدم انعطاف مدیران و از طرفی فشار کارجویان برای کوتاه شدن این فرم، در تضادی همیشگی است. اما ATS سنجمان با راه‌حلی کارآمد و هوشمندانه که منفعت هر دو طرف را در نظر گرفته است، این چالش اساسی را به خوبی، با دو مرحله‌‎ای کردن فرم استخدامی حل کرده است. بدین شکل که در ابتدا، زمانی که هنوز کارجو در ابتدای راه است، کارفرما می‌تواند فقط بخش اول این فرم که شامل رزومه و موارد ضروری است را درخواست کند. و پس از آن که فرد مورد نظر به مصاحبه‌های بعدی خود رسید و اشتیاق لازم را برای ادامه‌ی راه کسب کرد، می‌توان مرحله‌ی دوم از این فرم را برایشان ارسال کرد. که در این صورت هم کارفرما به خواست نهایی خود می‌رسد و هم کارجو با دو مرحله‌ای شدن فرم استخدام، تجربه‌ی مثبتی را پشت سر می‌گذارد و برند کارفرمایی شما را نیز ارتقا می‌دهد.

چه سوالاتی در فرم استخدامی به انتخاب نیروی مناسب کمک می‌کند؟

حالا که به خوبی درک کرده‌ایم فرم استخدامی باید به چه شکلی باشد، لازم است تا یک پله فراتر برویم و به این بپردازیم که چه سوالاتی بهتر است در این فرم جای گیرند، تا بتوانید دقیق‌تر و بهتر نیروی مدنظرتان را برگزینید. لازم به ذکر است که تمام بخش‌هایی که در ادامه قرار داده شده‌اند، اختیاری هستند و می‌توانید بر اساس موقعیت شغلی و مواردی که می‌خواهید در فرد/افراد مدنظرتان بسنجید، در فرم استخدامی قرار دهید.

1. سوالات مهارتی و فنی (Hard Skills)

هدف: اطمینان از آن که آیا کارجو به آن مهارت مسلط است یا صرفا در رزومه درج شده است؟
مثال‌:

• برای برنامه‌نویس: «با کدام زبان‌های برنامه‌نویسی تجربه عملی دارید؟»
• برای حسابدار: «با چه نرم‌افزارهای حسابداری کار کرده‌اید؟»
• برای کارشناس فروش: «تجربه شما در فروش B2B یا B2C چقدر است؟»

نکته: دقت کنید که حتما سوالات در ارتباط با موقعیت شغلی باشند، نه سوالات عمومی.

2. سوالات رفتاری و شخصیتی (Soft Skills/Behavioral)

هدف: آشنایی با سبک کار و شخصیت فرد در عمل. که در اینجا مدل مطرح STAR (Situation, Task, Action, Result) به خوبی کاربرد دارد.
مثال:

• موقعیتی را توضیح دهید که زیر بار فشار زیاد کاری، مجبور شده‌اید تصمیمی سریع بگیرید.
• آخرین باری که در تیم‌تان با اختلاف نظر روبرو شدید، چگونه آن را حل کردید؟

3. سوالات موقعیتی (Situational)

هدف: بررسی این موضوع که فرد در آینده ممکن است چگونه واکنش نشان دهد. که تفاوت این دسته از سوالات با سوالات رفتاری آن است که در بخش قبلی، رفتارهای فرد را در گذشته بررسی می‌کنید اما در این بخش به رفتارهایی که ممکن است در آینده در فرد دیده شوند می‌پردازید.
مثال:

• اگر یکی از مشتری‌های مهم ما از محصول ناراضی باشد و شما را تهدید به فسخ قرارداد کند، چه اقدامی می‌کنید؟
• اگر در پروژه‌ای با ددلاین کوتاه حضور داشته باشید و منابع کافی را برای آن نیابید، چه می‌کنید؟

4. سوالات ارزش‌ها و فرهنگ سازمانی (Culture Fit)

هدف: اطمینان از آن که فرد مدنظر جدا از توانایی‌های فنی، با فرهنگ سازمانی شما همخوانی دارد.
مثال:

• محیط کاری ایده‌ال از نظر شما به چه شکل است؟
• زمانی که مدیرتان مدام جزئیات کار شما را بررسی کند، چه واکنش یا احساسی دارید؟

5. سوالات انگیزشی (Motivational)

هدف: بررسی آن که فرد مورد نظر تا چه اندازه برای این شغل مشتاق است و انگیزه‌ی واقعی دارد.
مثال:

• چرا این موقعیت شغلی را انتخاب کرده‌اید؟
• در 3 سال آینده قصد دارید به چه جایگاهی برسید؟

اشتباهات رایجی که در این زمینه کارفرمایان مرتکب می‌شوند:

• درج سوالات بسیار عمومی مانند «خودت را معرفی کن»: این سوال خروجی خاصی ندارد.
• عدم درج سوالات نرم‌افزاری/رفتاری: بعد از استخدام، متوجه خواهید شد که نیروی جذب شده برای تیم‌تان مناسب نبوده است.
• تمرکز بیش از حد بر روی دانش تئوری و عدم توجه به مهارت‌های عملی
• استفاده از سوالات کلیشه‌ای که اکثر کارجویان برای آن پاسخی آماده دارند؛ مانند «نقطه ضعف شما چیست؟»

راهکارهایی عملی برای رفع این چالش‌ها:

• برای هر پوزیشن، لیستی از 4-5 مهارت کلیدی آماده کنید و سوالات فرم را حول محور آن‌ها طرح کنید.
• می‌توانید سوالات رفتاری و موقعیتی را ترکیب کنید تا هم گذشته و هم آینده‌ی فرد را بسنجید.
• سوال‌ها بایستی کوتاه، شفاف و قابل فهم باشند.

مزایا و معایب فرم استخدام آنلاین و کاغذی

در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازیم که هر نوع از این فرم های استخدامی، چه مزایا و معایبی به همراه دارند تا بسته به نیاز سازمان‌تان، انتخاب بهتری داشته باشید.

	مزایا	معایب
فرم استخدامی کاغذی	ساده و بدون نیاز به تکنولوژی مناسب برای محیط‌های کوچک یا استخدام‌های محدود برای پر کردن آن نیازی به اینترنت نمی‌باشد	از آنجایی که اطلاعات باید دستی وارد و آرشیو شوند، ممکن است زمان‌بر و پر از خطا باشد پیدا کردن، مقایسه و غربالگری رزومه‎ها سخت می‌شود امکان تحلیل آماری و گزارش‌گیری تقریبا صفر است ریسک گم شدن یا آسیب به آن‌ها وجود دارد
فرم استخدامی آنلاین	جمع‌آوری داده سریع و اتوماتیک است امکان ذخیره و جستجوی آسان وجود دارد می‌تواند شامل فیلتر اولیه، سوالات چند گزینه‌ای، رتبه‌بندی و حتی آپلود رزومه باشد امکان اتصال به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی وجود دارد تحلیل سریع داده‌ها مانند تعداد پاسخ‌ها، میزان مهارت‌ها و تطابق با معیارها مهیا است	حتما نیاز به تکنولوژی و اینترنت دارد ممکن است کارجوهای کم تجربه گاهی هنگام پر کردن فرم آنلاین سردرگم شوند

جمع‌بندی

خلاصه‌ای از آنچه که در مقاله گفته شد:

• فرم استخدامی را باید کوتاه و کاربرپسند طراحی کنید.
• سوالات فیلترکننده‌ی اولیه‌ای اضافه کنید تا نامزدهای نامرتبط در همان ابتدا حذف شوند.
• بهتر است فرم‌تان آنلاین و Mobile Friendly باشد تا جمع‌آوری و تحلیل داده سریع‌تر رقم بخورد.
• فرم را به صورت دوره‌ای بازبینی و بروزرسانی کنید تا با نیازهای جدید سازمان هماهنگ باشد.
• اطلاعات پایه مانند مهارت‌ها و تجربیات را اولویت قرار دهید و جزئیات غیرضروری را حذف کنید تا سرعت جذب افزایش یابد.

سوالات متداول